שעון נוכחות לעסק מי צריך ומהן העלויות?

שעון נוכחות לעסק מי צריך ומהן העלויות? נתחיל מהשאלה הראשונה שעולה בראשכם והיא למי הצורך בשעון נוכחות? התשובה לכך היא חד משמעית- לכל בעל עסק בכל סדר גודל שיהיה אשר מונה מספר עובדים.

אם מדובר בעסק שמחזיק כמה עובדים בודדים, חשוב מאוד לנתר אחר העמידה שלהם בזמנים, בין אם מדובר בימי נוכחות אל מול ניצול חופשות, לבין אם מדובר בזמני הפסקה.

כאשר מדובר בחברה ובה עשרות או אפילו מאות של עובדים וצוותים גדולים, מן הראוי שיהיה שעון נוכחות לעסק שכזה, שכן מעקב אחר כמות גדולה של עובדים היא משימה מורכבת בייחוד עבור רואי החשבון של החברה.

עם זאת, עסקים קטנים דווקא נוטים ״לזלזל״ בחשיבות ל תיעוד שעות נוכחות מדויקות אך בעיקר עקב חוסר ההבנה של החיסרון בכך והפסד הכספים של תזרים העסק. לא רק זה, שעון נוכחות לעסק לעובדים חוסך גם זמן והתעסקות סיזיפית ומייגעת עבור בעל העסק ורואי החשבון של החברה, בחישוב השעות הידני והמפורט, לצד מעקב אחר ימי ניצול החופשות המגיעות על פי חוק לכל עובד והאם הוא עמד בהם.

חוק הגנת שכר העובד השכיר

בשנים האחרונות התחזקו הזכויות והחוקים לטובת העובד השכיר וחלו תיקוני חוק בהתאם. תיקון חוק 24 אומר שעל המעסיק לפרט באופן מדויק בדוח חודשי את כמות השעות של העובד, שעות הנוכחות שלו באופן מדויק, ניצול ימי חופשה ומחלה וגם תיעוד ההפסקה.

החוק הזה בא להגן על העובד מפני ״עיגול״ של זמני הנוכחות לטובת העסק. עם זאת, החוק מגן בו זמנית על שני הצדדים, גם על צד העובד וגם על צד המעסיק. ראשית בגלל שבאותו המקרה גם העובד אינו רשאי לעגל את הדקות הבודדות למעלה לטובתו, כפי שלא יכול המעסיק על פי תיקון החוק. שנית, הדוח של שעון הנוכחות מראה על שעות העבודה בפועל ובכך צומחת היעילות עבור כולם. גם המעסיק יכול לבחון האם החזקת אותו עובד משתלמת לו לפי ניתור אחר הפעילות והיעילות שלו למקום העבודה.

מיותר כבר לומר ששעון נוכחות לעסק פותר את הסוגייה הזו עבור שני הצדדים. כיום, עם התקדמות הטכנולוגיה נוכל לעבוד ואפילו יותר יעילות עם שעון נוכחות סלולרי אשר עובד מתוך אפליקציה ייעודית לניתור שעות נוכחות העובדים והנפקת דוחות מפורטים ללא כל מאמץ ובלחיצה פשוטה על הנתונים באפליקציה. כמו כן, שעוני נוכחות כיום מגיעים ברכישה חד פעמית וללא דמי מנוי.

מבין השעונים החכמים כיום יש גם קודן לשער כניסה ומנעול חכם לדלת. שניהם עובדים על בסיס מאובטח ומתקדם ומאפשרים כניסה על ידי הזנת קוד כניסה, זיהוי פנים, או טביעת אצבע. אלו מאפשרים בראש ובראשונה לאבטח את מבנה המקום מפני אורחים בלתי רצויים, וכמו כן גם מבטלים את אפשרות הרמאות חלילה של עובד בשעות הנוכחות שלו במקום העבודה. פעם, בימים בהם תיעוד הנוכחות היו נרשמים על גבי כרטיס נייר ועט או כרטיס מגנטי פשוט, איפשרו לעובדים רבים שלא בצדק לרמות בשעות העבודה שלהם בעזרת קולגות כאשר בפועל הם לא היו נוכחים. כמו כן, זה עוזר במקרים בהם עובד שוכח להעביר כניסה ולתעד את השעה עקב כך.

תוכן ממומן: מנעולן מוסמך באישור משטרת ישראל | איך לבחור מנעולן מקצועי שמתאים לך?

חיסכון אדיר בתזרים הכלכלי של העסק

בעוד שרכישת שעון נוכחות עולה כמה מאות בודדים בתשלום חד פעמי על הרכישה, זה ללא ספק משתלם יותר מאשר רישום ידני של נוכחות ופתיחת האפשרות לעיגול פינות ועיגול של דקות בודדות של העובד במקום העבודה שלו בכל יום, כמו גם עיגול לטובת המעסיק.

תחשבו על עיגול של 10 דקות בסך הכל לעובד, ומהי העלות הכרוכה בכך. נראה שמדובר בכמה שקלים בודדים, בייחוד כאשר אנחנו מחשבים לפי שכר מינימום. עם זאת, במצטבר העלות היא גבוהה מאוד. עכשיו חישבו – כמה יעלה עיגול דקות בודדות עבור עשרות עובדים לעסק?

אם נחשב עלות של עשר דקות בודדות, מה כבר יכול להיות הנזק או ההבדל הגדול? בעוד שלפי שכר מינימום עשר דקות יעלו כ 6.5 שקלים בלבד:

• עיגול עשר דקות לעובד אחד = 1,600 ₪
• עיגול שעות ל 10 עובדים = ₪ 16,000
• עיגול שעות ל 20 עובדים = 32,000 ₪
• עיגול שעות ל 30 עובדים 50,000 ₪

חישבו על העלויות המטורפות בתזרים השנתי לעסק. כשמדובר בעסק קטן ההשפעה היא רבה, אך חישבו מה קורה כשמדובר במאות עובדים בתאגיד למשל. אולי לתאגיד יש את התקציב, אך התזרים לא מגיע למקומות הנכונים.

חיסכון בזמן

כשעובד מחתים ומתעד נוכחות דרך שעון נוכחות סלולרי, השליטה על הזמן הפרטי שלו נתונה בידיו ולראות עיניו. הוא יכול בכל רגע נתון לגשת לפירוט הזכויות והשעות שלו ללא צורך בבירוקרטיה ובקשת הנהלת חשבונות או משאבי אנוש להנפיק לו את הדוחות הרצויים או לרדוף אחריהם בחוסר נעימות ובזבוז זמן.

מניעת אי נעימויות בין עובד – מעביד

כל בית עסק ירצה להתבסס על יחסים נאמנים ואמינים מול העובדים שלו, כאשר מערכת יחסים אשר לוקה באלו, מחריבה את התפוקה בעבודה, המוטיבציה להיות שם ולתת מעצמם. כאשר יש שעון נוכחות לעסק, זהו מהווה פתרון אדיר למחלוקות אפשריות רבות כאשר הכל מתועד לעיני כל באופן אוטומטי וממוחשב. כאשר שני הצדדים מרגישים את הנאמנות השוררת במקום העבודה, זה משנה את פני היחסים למקום טוב יותר ונעים להיות נוכח.

בייחוד כשמדובר בבתי עסק קטנים יחסית ובו אין כמות גדולה של עובדים, תזרים הכספים והתקציבים הינם קטנים יותר משמעותית מחברות ענק ותאגידים למשל. לכן לעיתים בתי עסק קטנים ומשפחתיים חושבים שזהו צורך מיותר להתחדש בטכנולוגיה מתקדמת, אך עם זאת יש להפנים ולהבין ששימוש במכשיר כמו שעון ונוכחות לעסק גם חוסך כמויות אדירות של כסף לעסק, וגם יעיל יותר למקום העבודה, ללא הצורך בהשקעה של סכומי כסף גדולים או התחייבות, ללא דמי מנוי וכרוך בעלות של כמה מאות שקלים בודדים בלבד, כמובן לפי הסוג והפונקציות של שעון הנוכחות.

מוזמנים לקבל הצעת מחיר חברת מקורטק או להיכנס לאתר – https://www.makortech.co.il/