תוכנת נוכחות לעובדים – תוכנת נוכחות לעובדים מטרתה לעשות לכל העובדים במקום העבודה חיים קלים על ידי כך שהם יכולים לעדכן כי הם נכנסו לעבודה או סיימו את יום העבודה ויצאו מהמערכת, במטרה לתעד את כמות השעות שעבדו סך הכול.
כמות השעות שעובד כל עובד משתנה מיום ליום בהתאם לכמות המשימות שיש לו לבצע והגדרת אופן העבודה שלו.
בעוד שיש עובדים שמשקיעים 8 שעות ביום, אחרים יכולים לעבוד גם עשר ו- 12.
לאחר האירוע הספונטני של תקופת הקורונה, שהשפיעה על אינספור עסקים, הרבה אנשים כיום בכלל לא מגיעים למשרד ועובדים מהבית.
במצב זה למנהלי העבודה חשוב עד יותר שתהיה תוכנת נוכחות לעובדים שמותקנת בקלות על כל מחשב, וניתן לעדכן ביעילות בכדי לדעת כי העובד התחבר לעבודה מהבית ומוכן להתחיל את יום העבודה.
מה זה תוכנת נוכחות לעובדים
בניגוד אל שעוני נוכחות ישנים שבהם היה צורך להחתים כרטיס בכל פעם מחדש, על ידי הגעה פיזית למיקום ספציפי במקום העבודה, שעון נוכחות שמופעל על ידי אפליקציה או שעון נוכחות ביומטרי מטרתו לאפשר לכל עובד להצליח ולעדכן מתי התחיל לעבוד בצורה נוחה, בין אם הוא נמצא במקום העבודה, בבית או בכל מקום בעולם.
שעון נוכחות לעובדים שהוא דיגיטלי וניתן להשתמש בו בכל מקום ובכל זמן הוא נוח, מבטיח שהעובדים יקבלו את המשכורת שמגיעה להם ושהמנהלים ידעו תמיד מי בצוות מוכן לעבודה ומי כבר סיים לעבוד.
תוכנת נוכחות לעובדים גם מאפשרת לעדכן כאשר עובד יוצא להפסקה או ספציפית כרגע אינו עובד מסיבה כזו או אחרת, לדוגמא תור לרופא.
על ידי כך, המנהל תמיד יכול לדעת מה העובדים שלו עושים, מי עומד לרשותו ואף לטפל בנושאים קריטיים כמו איסוף של אישור רופא מהעובד במידה והוא לוקח חופשת מחלה לאחר הטיפול.
יתרונות התוכנה
שעון נוכחות אפליקציה מאפשר לכל עובד לעדכן מה קורה איתו מבחינת זמינות עבודה בכל זמן ובכל עת, ללא תלות במיקום ספציפי או צורך לעדכן את המנהל באופן אישי.
לצוות ההנהלה תמיד יש גישה למערכת, כך שיוכלו לדעת ביעילות מה כל עובד עושה.
זאת ועוד, בהתאם לכמות שעות העבודה שתיעד העובד, צוות ההנהלה יכול לבחון את רמת הפרודוקטיביות של כל עובד, כמה זמן לקח לו לבצע כל משימה ואף לעדכן אותו במשימות נוספות, אם רואים שהוא מצליח להספיק יותר לעומת עובדים אחרים.
באותו האופן, אפשר לפנות אל עובדים בעלי רמת פרודוקטיביות נמוכה ולבחון מדוע היא כך: אם הם פשוט איטיים או "מנסים לעבוד על המערכת" ומעדכנים כשהם עובדים גם כשהם לא.
התוכנה מאפשרת לעבוד עם אנשים מהבית, אנשים מחו"ל או כל עובד באשר הוא, בלי מגבלה של זמן או מיקום.
המידע מאוחסן באופן אוטומטי במערכת וניתן לייצא אותו למחלקות הנהלת החשבונות והתפעול במידת הצורך בקלות וביעילות.
כיום, יש גם תוכנת נוכחות לעובדים שמאפשרת להדפיס באופן אוטומטי תלוש עובד, ואף מאחסנת את כל התלושים של העובדים בצורה מסודרת.
על ידי כך, הדבר מונע הרבה התעסקות וכאבי ראש מול העובדים ומביא לחלוקה מהירה ומתועדת של תלושי עבודה.
תוכנות נוכחות לעובדים לעבודה עם עובדים טובים יותר
התנהלות זמן חכמה מייעלת את תהליך העבודה ומבטיחה שכל דקה ודקה תנוצל עד סופה בכל יום עבודה מחדש.
ללא התנהלות עבודה חכמה מבחינת זמן, העובדים עשויים להפוך לשאננים יותר ולפספס דדליינים של פרויקטים, להפיק עבודה ברמה נמוכה יותר, לפגוע במאזן העבודה מול עובדים אחרים ולגרום לעובדים ההנהלה להרגיש לחוצים יותר, וכי הם פוגעים במוניטין המקצועי של החברה.
על ידי ניטור הפרודוקטיביות של העובדים, מנהלי העבודה יכולים ללמוד בקלות אם העובדים שעובדים תחתם הם איכותיים ומקצועיים או אם כדאי לפטר אותם, ולהביא עובדים איכותיים יותר בעלי מוסר עבודה שמשקיעים את כל הזמן שהם מתעדים בקידום המשימות שלהם.
היתרונות של ניהול זמן נכון
ניהול זמן נכון של העובדים מאפשר להספיק לבצע הרבה יותר משימות במינימום זמן, ועל ידי כך גם לפתח בעובדים מוטיבציה להמשיך לעבוד ולממש את המטרות שמציבים בפניהם על בסיס יום יומי.
ניהול זמן ביעילות אף עוזר להספיק יותר משימות בפחות זמן, ועל ידי כך לקצר את כמות השעות שעל העובדים להשקיע במהלך היום בעבודה ולהוזיל את העלויות של בית העסק.
כאשר מעודדים את העובדים להשקיע ממוצע של שעה או יום בכל משימה שנותנים להם, בהתאם לגודלה, כך קיימת מסגרת זמן איכותית שמאפשרת להם לוודא כי הם עושים את המיטב בזמן שמוקצב להם, ואף יכולים לסיים את יום העבודה מוקדם וליהנות מהיום.
כאשר העובדים פועלים בצורה מסודרת ובהתאם ללוח זמנים מסודר עם משימות, הם מרגישים מסופקים יותר מהעבודה שלהם ונהנים מיותר מוטיבציה להמשיך ולתת את כל מה שיש בהם, בכדי להמשיך ולקבל חיזוקים חיוביים עם הסיום של כל משימה.
הם גם מרגישים נינוחים יותר, כי הם יודעים שהם עומדים בזמן שמוקצב להם ואין להם עומס שהם לא יכולים לעמוד בו.
תוכנת נוכחות לעובדים היא כלי מצוין, במיוחד בעידן הטכנולוגי והמודרני של היום שבו הכול דיגיטלי.
כל עובד יכול לעדכן בקלות אם הוא מוכן ומזומן לעבודה וכאשר סיים את יום העבודה, ועל ידי כך מציג בפני ההנהלה את היכולות שלו ואת רמת הפרודוקטיביות שלו ביחס לעובדים אחרים.
שעון נוכחות אפליקציה עוזר למצות את המיטב מכל דקה, לבחון את היעילות של העובדים ולסייע להביא לעבודה עם עובדים איכותיים ומקצועיים, שמשקיעים את מיטב זמנם בעבודה בכדי לבצע משימות ביעילות ובהתאם למסגרת הזמן שנקבעה מראש.
כיום יש גם תוכנת נוכחות עובדים מתקדמת יותר שמאפשרת להוציא באופן אוטומטי תלושים לעובדים, לעדכן אותם במשימות ואף לאבחן כאשר הם עובדים יותר מדי זמן לעומת עובדים אחרים, בכדי לבחון את הנושא בצורה מעמיקה יותר.
